Zahraniční služební cesty akademických a ostatních zaměstnanců FF UK se mohou uskutečňovat v rámci:
–
- programu Erasmus+
- případně dalších individuálních možností (granty, výzkumné záměry apod.)
Zahraniční služební cestu musí schválit vedoucí katedry či ústavu nebo jiný nadřízený. Vedoucím kateder/ústavů schvaluje zahraniční služební cestu děkan FF UK.
–
Administrativní postup
–
Konkrétní programy mají svá vlastní specifická pravidla, tato stránka obsahuje pouze obecný postup.
.
PŘED ODJEZDEM
–
Je potřeba vyplnit cestovní příkaz, který se odevzdává spolu s vyúčtováním cesty na Ekonomické oddělení po návratu ze služební cesty. Cestovní příkaz podepisuje nadřízený a ten, kdo má podpisové právo k zakázce, z níž jsou náklady na pobyt hrazeny. V případě úhrady z prostředků Zahraničního oddělení tedy cestovní příkaz musí podepsat vedoucí ZO (před cestou a znovu po návratu).
–
Cesty v rámci programu Erasmus+ je nutné začít projednávat v dostatečném předstihu. Bez podepsané smlouvy nelze vycestovat.
–
JÍZDENKY A LETENKY
- Jízdenky a letenky si obecně každý může nakoupit sám (vyjma objednávek nad 50 000,- Kč bez DPH) a dle formy financování poté vyúčtovat na Ekonomickém oddělení. Ohledně správnosti dokladů pro vyúčtování je třeba se (nejlépe ještě před cestou) obrátit na EO.
- Pokud je cestovné hrazeno ze zdrojů ZO, je třeba jízdenku či letenku objednat přes ZO. Cena jízdného musí být v mezích stanovených limitů pro daný typ pobytu – pro Erasmus+ a pro pobyt v rámci meziunivertních a mezifakultních smluv – určených dle vzdálenosti cílové destinace.
. - Při zajišťování jízdenky/letenky přes Zahraniční oddělení je nutné s dostatečným předstihem (alespoň 3 týdny, žádosti nelze vyřizovat obratem) použít objednávkovou aplikaci Zahraničního oddělení . Do té se vyplní následující informace:
.- celé jméno cestujícího tak, jak je uvedeno v pase či jiném identifikačním dokladu, s nímž bude cestovat
- odkud/kam chce jet/letět a přesná data odjezdu tam/zpět
- informaci o tom, kdo a případně jak bude jízdenku/letenku hradit
- u zámořských letů je třeba uvádět datum narození cestujícího
- případné další požadavky (max. výše ceny, preferované časy apod.)
–
PO NÁVRATU
–
- U každé z cest se po návratu provádí vyúčtování na Ekonomickém oddělení, i za předpokladu, že cesta byla hrazena z vlastních prostředků.
- Po návratu ze zahraniční služební cesty je nutno v případě meziuniverzitních a mezifakultních smluv odevzdat na ZO kopii Závěrečné zprávy ze zahraniční cesty v rámci meziuniverzitní smlouvy, originál se odevzdává spolu s vyúčtováním zahraniční služební cesty na EO.
- Po každé z cest v rámci z meziuniverzitních a mezifakultních smluv je dále při vyúčtování třeba odevzdat Potvrzení o poskytnuté výši stravného (může být použit i jakýkoli jiný formulář přímo z partnerské instituce) potvrzené partnerskou univerzitou, a to i za předpokladu, že žádné diety vyplaceny nebyly (pak se potvrzuje nulové obdržení diet, které je povinna vyplatit FF UK). Diet se nelze vzdát.
