Vážená paní předsedkyně, vážené předsednictvo,
jako nově zvolená členka AS UK FF nemám s prací tohoto orgánu dlouhou zkušenost, mám však upřímný zájem na tom, aby jeho práce byla kvalitní a efektivní a dovoluji si Vám proto zaslat několik podnětů, které by k tomu podle mého soudu mohly přispět. Týkají se délky jednání, jeho rozvrhu a průběhu diskuse. Domnívám se (1), že jednání by vskutku nemělo trvat déle než čtyři hodiny. Trvá-li déle, ztrácí diskuse vzhledem k únavě přítomných smysl a dospět k nějakému zásadnímu stanovisku či usnesení je prakticky nemožné. Předsednictvo by proto mělo podle mě (2) při přípravě programu jednání stanovit předem také to, jak dlouho má trvat projednávání jednotlivých bodů (s ohledem na stupeň jejich závažnosti), do pozvánky uvést orientačně také čas, kdy přijdou příslušné body na řadu a v průběhu schůze se snažit tento časový rozvrh dodržet – i za cenu toho, že se u některých bodů nedostanou ke slovu všichni diskutující. Aby takováto situace nenastávala příliš často, doporučuji (3), abychom se dohodli na omezení délky improvizovaně přednášených příspěvků. Tři věty, které jsem navrhovala v závěru minulého jednání, jsou možná přece jen příliš málo, 1 – 1,5 minuty (neboli 10-15 řádků strojopisného textu, což odpovídá obvyklému résumé vědecké studie!), by ale mohly stačit. Pro delší a závažnější příspěvky je podle mě lepší vyhradit písemnou podobu a/nebo zveřejnění na webových stránkách (tak jak se to již pravidelně děje). Dalším pravidlem (4) a dobrovolným omezením, na kterém bychom se snad mohli shodnout, je to, že úkolem předsedajícího je „pouze“ řídit a moderovat průběh jednání i průběh diskuse, nikoliv to, že si v průběhu diskuse sám/sama udílí slovo a pronáší dlouhé monology. Řídit a uřídit čtyřhodinové jednání je psychicky i fyzicky velmi náročné, můj poslední námět (5) tedy směřuje k tomu, že by se mohli v průběhu jednoho zasedacího odpoledne členové předsednictva ve vedení schůze střídat – pokaždé aspoň dva. Domnívám se, že tato „technická opatření“ nejsou v rozporu s jednacím řádem AS UK FF.
Uvedené náměty formuluji na základě svých dosavadních zkušeností z řízení různých odborných konferenčních jednání a diskusí a hlavně na základě své zkušenosti z pobytu v Dánsku, kde jsem ve studijním roce 1993/94 působila jako hostující docentka na kodaňské univerzitě. Různé schůze a pracovní porady, jichž jsem se tam účastnila, měly pokaždé striktně vymezený čas – většinou ne delší než dvě hodiny – a tento čas se nikdy nepřekračoval, byť by byl poslední řečník přerušen třeba v půli věty. Zpočátku to pro mě bylo dost nezvyklé, časem jsem ale zjistila, že to funguje a že jednání takto plní výborně svůj účel, tzn. výměnu a konfrontaci názorů, sbližování stanovisek, hledání řešení – a hlavně, že všechny zásadní a podstatné myšlenky a nápady kupodivu pokaždé v takovéto diskusi zazněly…
S pozdravem
Jarmila Gabrielová
