Zpráva děkana o hospodaření za rok 1999

Vývoj hospodářské situace v předcházejících obdobích se negativně projevil na finanční situaci fakulty v závěru roku 1998 a počátkem roku 1999. V návaznosti na tento negativní vývoj se počaly hledat příčiny vzniklé situace. Prvním krokem, který fakulta na přelomu roku 1998-99 podnikla, bylo zajištění a objednání odborného finančního auditu a byla vyžádána zpráva auditora o ověření „Roční účetní závěrky“ za období 1.1.1998 až 31.12.1998.

Již v počátcích prováděné kontroly byly zjištěny určité nedostatky v ekonomickém řízení, na základě kterých byla počátkem roku provedena personální změna ve funkci vedoucího ekonomického oddělení. Do funkce vedoucího ekonomického oddělení nastoupil pracovník účtárny. Situace v prvních měsících roku 1999 se ještě zhoršila, když při převozu finanční hotovosti z banky došlo k loupežnému přepadení a fakultě byly odcizeny peníze určené na výplatu mezd zaměstnancům fakulty. Průběžné výsledky finančního auditu nebyly pro fakultu příliš příznivé a poukazovaly na značné nedostatky ve vedení účetnictví a v kontrolní činnosti v ekonomickém úseku. Současně poukázal audit na nevhodný software, který fakulta v uplynulých letech používala.

V dubnu 1999 došlo i k další personální změně ve funkci tajemníka fakulty. První poznatky tajemníka fakulty nebyly nijak potěšující a na setkání pracovníků s vedením fakulty v prvé polovině května byla přítomným zaměstnancům sdělena informace, že vnitřní závazky fakulty činily v květnu asi 23,5 mil. Kč. Zmíněné závazky byly směrovány především na účelově vázané finanční prostředky na dílčí aktivity fakulty, například na LŠSS, na aktivity pracoviště sinologie, na Česká studia, na zahraniční programy, kurzy, obdržené dary, na mzdy zaměstnanců a stipendia , na které byly čerpány finanční prostředky určené na následující období a další aktivity v rámci fakulty. Na setkání byli přítomní pracovníci současně seznámeni s nutnými opatřeními, která musela být realizována k ozdravění ekonomické situace fakulty, nutností nevyplatit další mzdu (viz mzdový předpis), nezvyšovat mzdy, zastavení nákupu jakéhokoliv inventáře a přistoupení pouze k financování odstraňování havarijních situací. Současně se začala důsledně provádět kontrolní činnost. Provozní prostředky byly rozděleny na jednotlivá střediska (pracoviště) s posílením pravomoci vedoucích pracovníků a možnosti rozhodovat o nákupu inventáře, materiálu, o uskutečnění pracovních cest pracovníků, službách apod. Již počátkem roku bylo pozastaveno vyplácení příspěvků na stravenky Ticket restaurant z důvodu nutnosti vyjasnit nesrovnalosti a upřesnit nárok na vyplácení tohoto příspěvku.

Výsledky hospodaření, změna právní subjektivity a odcizené finanční prostředky určené na výplatu mezd a stipendií, které pak poskytl, resp. půjčil jako výpomoc, fakultě rektorát UK, přiměly fakultu i rektorát k provedení kontroly hospodaření FF UK v roce 1996, 1997 a 1998. Kontrola opět odhalila řadu nedostatků ve vedení účetnictví, kontrolní činnosti a poukázala na vyhýbání odpovědnosti pracovníků ekonomického oddělení. Výsledky provedené kontroly hospodaření vyústily v závěru ke konkrétním návrhům na opatření. Většina navržených opatření však byla realizována, v souvislosti s personální změnou ve funkci tajemníka, ještě před zahájením kontroly.

V návaznosti na nepříznivý výsledek provedené kontroly bylo hospodářské vedení fakulty pozváno v červnu na kolegium rektora UK, kde se muselo vyjádřit k vzniklé situaci na fakultě a zaujmout jednoznačný postoj k odstranění nedostatků a zamezení opakování takovéto situace. O přijatých opatřeních a jejich konkrétní realizaci pak musela fakulta předložit zprávu rektorovi UK v září minulého roku.

Kolegium děkana FF se plně ztotožnilo se závěry provedené kontroly, neboť se opíraly o objektivně zjištěné skutečnosti. Ještě před zahájením kontroly hospodaření realizovalo nové hospodářské vedení fakulty řadu opatření, která se v podstatě shodovala s opatřeními navrženými v závěru kontrolní zprávy.

Z realizovaných opatření je vhodné uvést:

– fakulta se v rámci ekonomických činností řídí Pravidly hospodaření Univerzity Karlovy v Praze (příloha č. 8 Statutu Univerzity Karlovy) a v návaznosti na tato Pravidla směrnicemi a opatřeními, která Univerzita Karlova vydala. Vnitřní ekonomické směrnice jsou rozpracovávány v návaznosti na platné směrnice UK a zvýšenou kontrolní činností se zajišťuje jejich dodržování. V současnosti jsou na úseku hospodaření a správy majetku dodržovány platné předpisy a směrnice UK (Pravidla hospodaření UK, Mzdový předpis, Opatření rektora UK pro správu majetku UK, Opatření kvestora UK – Rozdělení společných nákladů, z kterého byla metodika rozdělení zapracována přímo do účetního programu a další)

– neustále je nutné přísně dodržovat kontrolní činnost. Fakulta nyní věnuje zvýšenou pozornost vnitřnímu kontrolnímu systému. Kontrola všech formálních a věcných náležitostí u interních i externích dokladů je nyní zajišťována postupně na úrovni odborný referent, vedoucí ekonomického oddělení a tajemník fakulty. Současně musí věcnou správnost dokladu ověřovat a svým podpisem potvrzovat vedoucí příslušného ústavu, katedry a dalších pracovišť. Tento postup je přísně dodržován při zajišťování správnosti všech náležitostí u všech dokladů tak, jak uvádí vnitřní směrnice o oběhu účetních dokladů

– fakulta podstatně omezila nákupy materiálu a drobného investičního majetku, nákupy byly povolovány pouze k zajištění nezbytného provozu a v případě havarijních situací a to při dodržování maximální hospodárnosti a dále nákupy z grantových prostředků. Nákupy většího rozsahu byly zastaveny úplně z toho důvodu, aby se fakulta postupně vyrovnala s finančním deficitem. Je důsledně řešeno členění investičních a neinvestičních potřeb fakulty, přičemž investiční výdaje jsou kontrolovány rektorátem a financovány ze samostatného účtu u České spořitelny. V této souvislosti je třeba uvést, že fakulta požádala o finanční výpomoc na vybavení Šporkova paláce, aby mohl být ve stanoveném termínu uveden do provozu a o půjčku na úhradu neinvestičních výdajů, u nichž je jako zdroj financování uvedena ve stavebním záměru fakulta

– ekonomickému oddělení byly dány jednoznačné pokyny k zajištění správného chodu pokladny již v průběhu prováděné kontroly, současně se musí provádět předepsané revize pokladny a samostatně jsou vedeny devizové pokladny

– kontrola činnosti pracovníků ekonomického oddělení byla zpřísněna ještě před zahájením kontroly. Na ekonomickém úseku se provedla aktualizace a upřesnění pracovních náplní pracovníků – odborných referentů tak, aby co nejvíce splňovaly požadavky vyplývající z potřeb a dodržování platných předpisů a byly přesně specifikovány odpovědnosti za konkrétní činnosti na svěřených úsecích

– fakulta přešla od 1. ledna 1999 na nový účetní software, který zabezpečuje řádné účetní vazby a vnitřní kontroly. Již v návaznosti na zprávu auditora se od 1. ledna 1999 věnuje řádná pozornost také dodržování zákona o účetnictví a postupům účtování. Je tak zajištěna řádná evidence majetku, pohledávek a závazků. Ruční evidence majetku, kombinovaná s nevyhovující evidencí na PC byla rovněž převedena na počítačové zpracování v rámci celého systému evidence. Nový program umožňuje efektivnější evidenci majetku a zpracovává komplexně jeho odpisy, což předtím užívaný program neumožňoval

– v návaznosti na zjištěné závažné nedostatky v činnosti ekonomického oddělení byl Státnímu zastupitelství Praha 1 předán podnět k zahájení trestního stíhání. Podle posledních informací Policie ČR trestní oznámení stále prošetřuje.

– na zadávaní veřejných zakázek bylo uskutečňováno řádné výběrové řízení v souladu se zákonem č. 199/94 Sb. o zadávání veřejných zakázek

Vzniklou situaci řešilo hospodářské vedení fakulty zpřísněnou kontrolou odpovědných pracovníků na úseku hospodaření a vnitřní správy fakulty a kolegium děkana je nyní o ekonomické situaci pravidelně informováno.

Situaci v uplynulém roce ovlivnily i další skutečnosti. Od 1. ledna začal platit nový vysokoškolský zákon, který změnil právní subjektivitu jednotlivých součástí vysokých škol. V návaznosti pak byly vydávány vnitřní předpisy na vysokých školách. Opožděné schválení státního rozpočtu mělo za následek hospodaření s rozpočtovým provizoriem. Předložený návrh provizorního rozpočtu FF na rok 1999 nebyl v březnu a dubnu schválen akademickým senátem fakulty. Rozpočet nebyl schválen senátem ani v červenci s požadavkem na vysvětlení některých položek a s návrhem na odložení, nebo rozložení financování vybavení Šporkova paláce na následující období, což rovněž ovlivnilo ekonomickou situaci fakulty. Rozpočet Univerzity Karlovy byl schválen AS UK až v červnu 1999 a rozpočet FF UK v září 1999. Opožděné schválení státního rozpočtu mělo za následek zpomalování uvolňování dotace ze SR a fakulta hospodařila do září pouze s 90 % finančních prostředků přidělovaných v roce 1998.

Výše uvedené skutečnosti ovlivnily i postup při zavádění nového mzdového předpisu UK a zařazování pracovníků fakulty do odpovídajících nových tarifních tříd. V posledních měsících uplynulého roku se začal upřesňovat předpokládaný ekonomický vývoj a stav na konci roku a to opět umožnilo vyplácení příspěvků na stravenky Ticket restaurant, v souladu s kolektivní smlouvou uzavřenou mezi Univerzitou Karlovou a odborovými organizacemi jednotlivých součástí UK. Současně se však fakulta nemohla vyhnout povinnosti uhradit závěrečnou fakturu za neinvestiční výdaje v souvislostí s rekonstrukcí Šporkova paláce v Hybernské ulici ve výši 7,155 mil. Kč (zdroje financování uvedené ve stavebním záměru). S ohledem na nutnost zajištění účelově vázaných finančních prostředků na FF se musela fakulta obrátit se žádostí o poskytnutí půjčky na úhradu této faktury na RUK. Rektorát vyhověl naší žádosti za předpokladu, že se FF zaváže splácet poskytnutou půjčku ve výši přibližně půl milionu Kč měsíčně a uvedenou částku v lednu 2000 fakultě poskytl.

Závěrem lze konstatovat, že předběžný výsledek hospodaření FF ke konci roku je díky realizovaným opatřením velmi dobrý a vnitřní závazky fakulty se zredukovaly z 23,5 mil. Kč na přibližně 2 mil. Kč. Na druhé straně je však nutné počítat ještě s dalšími náklady, které nebyly dosud fakturovány (např. úhrada provozních nákladů v Celetné ulici č. 13 PeF UK, které činí přibližně 450 tis. Kč.) a rektorátem poskytnutou půjčku ve výši 7,15 mil. Kč.

Pro větší přehlednost a upřesnění je součástí této zprávy Rozpočet FF UK na rok 1999 s uvedením plánu a skutečnosti čerpání finančních prostředků k 31.12.1999 podle jednotlivých položek a komentář k tomuto rozpočtu.

Praha 28.1.2000