Čl. 1 Úvodní ustanovení
Toto opatření stanoví v návaznosti na § 5 a § 13 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, účel, prostředky a způsob zpracování osobních údajů zaměstnanců, studentů a posluchačů Filozofické fakulty (dále jen „dotčené osoby“) a opatření proti jejich zneužití.
Filozofická fakulta jakožto správce osobních údajů dotčených osob je povinna dodržovat povinnosti, které stanoví zákon o ochraně osobních údajů. Především je povinna při zpracování osobních údajů dbát, aby dotčené osoby neutrpěly újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti, a také dbát na ochranu před neoprávněným zasahováním do jejich soukromého a osobního života. Filozofická fakulta je dále povinna provést likvidaci osobních údajů, jakmile pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovány, nebo na základě žádosti dotčené osoby.
Z tohoto důvodu stanovím tyto povinnosti při zpracování osobních údajů dotčených osob, kterými jsou povinni se řídit všichni zaměstnanci fakulty, pokud shromažďují osobní údaje dotčených osob.
Toto opatření se netýká zpracování osobních údajů při vedení matriky studentů.
Čl. 2 Shromažďování osobních údajů
Od dotčených osob je možné vyžadovat pouze nezbytně nutné množství osobních údajů pro zajištění jednoznačné identifikace dotčené osoby nebo pro splnění požadavků daných zákonem, podzákonným předpisem či vnitřním předpisem. S výjimkou případů hodných zvláštního zřetele bude za takové množství osobních údajů nadále považováno:
-
jméno a příjmení dotčené osoby a
-
jeden další osobní údaj, kterým může být datum narození, přihlašovací jméno do počítačové sítě UK nebo identifikační číslo studenta (osmimístné číslo na průkazu studenta UK).
Jako osobní údaj nelze v žádném případě shromažďovat rodná čísla dotčených osob.
Takto získaná sada osobních údajů jedné dotčené osoby (dále jen „identifikace“) může být zpracována a uchována jen za dále uvedených podmínek.
Čl. 3 Zpracování osobních údajů
Identifikace lze uchovávat a zpracovávat v elektronické či listinné podobě. V obou případech je nutné
-
přiměřeným způsobem zajistit, že osobní údaje nezíská nepovolaná osoba, přičemž za přiměřený způsob se považuje zejména umístění identifikace v počítači chráněném bezpečným heslem, v zamčené skříni nebo v místnosti, která se v nepřítomnosti povolaných osob zamyká;
-
pro elektronické zpracování a uchovávání identifikace používat pouze databáze a programy, jejichž bezpečnost předem odsouhlasila Laboratoř výpočetní techniky Filozofické fakulty (dále jen „LVT“), součástí souhlasu LVT je i pokyn, jakým způsobem identifikace likvidovat;
-
identifikaci uchovávat pouze po dobu, která je nezbytně nutná pro dosažení účelu, za kterým byla vytvořena;
-
identifikaci nevyužívat pro jiný účel, než pro který byla vytvořena.
Čl. 4 Likvidace osobních údajů
Nestanoví-li Spisový a skartační řád UK jinak, je po dosažení účelu, za kterým byla identifikace vytvořena, nutno ji zlikvidovat způsobem, který zajistí zničení osobních údajů a nemožnost jejich dalšího použití. V případě identifikace uchovávané v elektronické podobě je nutné postupovat podle pokynů LVT. V případě identifikace uchovávané v listinné podobě je nutné takovou listinu skartovat.
V Praze dne 25. července 2011
doc. PhDr. Michal Stehlík, Ph.D.
děkan
