-
Spisová agenda FF UK se řídí Spisovým a skartačním řádem Univerzita Karlovy v Praze.
-
Příjem a evidenci písemností zajišťuje podatelna, která vede podací deník Filozofické fakulty.
-
Základní součásti a oddělení děkanátu vedou vlastní podací deník.
-
Do podacího protokolu se zapisují veškeré došlé a odchozí písemnosti. Písemnosti, které se nezapisují, jsou uvedeny v příloze.
-
Do podacího deníku se uvádí podací číslo, odesílatel a komu je zásilka určena, číslo jednací (čj.) odesílatele, stručný obsah dokumentu, přílohy.
-
Obsah zásilky (dokumentu) označí podatelna podacím razítkem. Pokud nelze označit dokument přímo, označí se zvláštní papír, který se k dokumentu připojí. Došlé písemnosti opatří podatelna podacím razítkem s datem a číslem jednacím, vyznačí počet příloh a označí názvem přebírajícího útvaru. Přebírající útvar eviduje zásilku ve vlastním podacím deníku pod vlastním čj. s vyznačenou zkratkou základní součásti (např.: 1/ufar/2006).
-
Doručené písemnosti se vyřizují pod číslem jednacím, pod nímž jsou evidovány v podací knize přebírajícího útvaru. Písemnosti vzniklé z vlastního podnětu fakulty (příslušné součásti) se vyřizují pod číslem jednacím příslušné součásti.
-
Spisy, u nichž se navrhuje stanovisko jiných pracovníků, a spisy vyžadující schválení expedice jiného útvaru, se vyřizují pomocí vnitrofakultního sdělení, ve kterém se stručně a výstižně uvede obsah podání popř. problému, který se řeší, naznačí se možné varianty řešení a zdůvodní se řešení, které se navrhuje. Formulář interního vnitrofakultního sdělení je přílohou této směrnice.
-
Spisy jsou ukládány do předání k archivaci – skartaci na příslušném útvaru (včetně průvodních formulářů interního vnitrofakultního sdělení). Návrh podává vedoucí základní útvaru tajemníkovi fakulty.
-
Tato směrnice nabývá účinnosti 15. 9. 2006
Praha 4. 9. 2006
Č.j. 375/8/SD/2006
PhDr. Michal Stehlík, Ph.D.
Děkan
