Úvodní ustanovení
Toto opatření stanovuje v souladu s § 6, § 29 a § 30 zákona o účetnictví a v návaznosti na ustanovení vnitřních předpisů Univerzity Karlovy zásady a postupy pro plánování a provádění inventarizace majetku a závazků (dále jen inventarizace) v podmínkách Filozofické fakulty. Podle tohoto opatření se nepostupuje v případě prováděn inventarizací podle zvláštních právních předpisů a při kontrole pokladní činnosti podle vnitřních pracovních předpisů.
Obecné zásady provádění inventarizací majetku a závazků
-
Inventarizací se ke dni účetní závěrky (řádné i mimořádné) zjišťují skutečné stavy veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda skutečný stav odpovídá stavu v účetnictví.
-
Kromě ověření správnosti vykázaných stavů majetku a závazků se inventarizací dále ověřuje i správnost jejich ocenění (zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách podle § 25 odst. 2 zákona o účetnictví), zjišťuje se úplnost, účelnost rozmístění a využití majetku. U poškozeného nebo znehodnoceného majetku se zároveň navrhne, jak s ním má být naloženo.
-
Inventarizaci podléhá:
-
Veškerý majetek a závazky fakulty
-
Cizí majetek, který je na fakultě v době provádění inventarizace a fakulta ze něj odpovídá (najatý hmotný majetek), popř. majetek umístěný v prostorách fakulty s jejím souhlasem
-
Hodnoty přijaté do úschovy či do správy
-
-
Inventarizace mohou být prováděny jako periodické nebo průběžné. Periodické inventarizace se provádějí k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka (řádná nebo mimořádná). Průběžné inventarizace se provádějí v průběhu účetního období (termín stanovuje účetní jednotka) a mohou se provádět pouze u zásob účtovaných podle druhů a u dlouhodobého hmotného movitého majetku, jenž vzhledem k funkci, kterou v účetní jednotce plní je v soustavném pohybu a nemá stálé místo, kam náleží. Každý druh zásob a uvedený hmotný majetek musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období.
-
Skutečné stavy majetku a závazků se zjišťují fyzickou nebo dokladovou inventurou. Fyzickou inventurou se rozumí zejména přepočítání či přeměření. Přitom se vychází ze stanovených měrných nebo oceňovacích jednotek použitých v účetnictví nebo v operativní evidenci. Provádí se na místech, kde je majetek uložen, Dokladová inventura se provádí u těch složek majetku a závazků, u nichž nelze provést inventuru fyzickou. Rozumí se jí prokázání správnosti účetního stavu majetku a závazků zkontrolováním existence a úplnosti dokladů (porovnáním účetního stavu účtů s doklady dokládajícími tyto skutečnosti) a prokázáním správnosti zůstatku účtu (podle jednotlivých dokladů s uvedením důvodu jejich proúčtování – tzv. otevřené položky).
-
Fyzická inventura se provádí zejména u pokladních hodnot, u hmotného majetku, popřípadě u nehmotného majetku. Fyzickou inventuru hmotného majetku, kterou nelze provést ke konci rozvahového dne, lze provést v průběhu posledních čtyř měsíců účetního období, popřípadě v prvním měsíci následujícího účetního období. Přitom se musí prokázat stav hmotného majetku ke konci rozvahového dne stavy fyzické inventury opravenými o přírůstky a úbytky uvedeného majetku za dobu od ukončení fyzické inventury do konce účetního období, popřípadě za dobu od začátku následujícího účetního období do okamžiku ukončení fyzické inventury v prvním měsíci tohoto účetního období.
-
Dokladová inventura se provádí zejména u pohledávek a závazků.
-
Zjištěné skutečné stavy majetku a závazků se zaznamenávají v inventurních soupisech.
-
Inventurní soupisy jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:
-
Skutečně zjištěné stavy majetku a závazků tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit
-
Podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečného stavu majetku a závazků
-
Podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventarizace
-
Způsob zjišťování skutečných stavů
-
Ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury, případně i návrh na vytvoření opravné položky, rezervy či odpis majetku
-
Okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury
-
-
V případě provádění průběžné inventury mohou být inventurní soupisy nahrazeny průkazným účetním záznamem o provedení fyzické inventury a o vyúčtování inventarizačních rozdílů.
-
Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem o účetnictví, kdy:
-
Skutečný stav je nižší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě schodek u peněžních hotovostí a cenin nebo
-
Skutečný stav je vyšší než v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek.
-
-
Pokud se při inventarizaci zjistí, že hodnota závazků je vyšší, popř. i nižší než jejich výše v účetnictví, uvedou se závazky v účetnictví a v účetní závěrce v tomto zjištěném ocenění.
-
Inventarizační rozdíly musí být proúčtovány do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků.
-
Účetní jednotka je povinna prokázat provedení inventarizace u veškerého majetku závazků po dobu 5 let po jejím provedení.
-
Opravy v inventurních soupisech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti. Opravy se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení opravy, okamžik jejího provedení a zjistit, jak obsah opravovaného záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě. Okamžik provedení opravy se zaznamenává s takovou přesností, aby nejistota v určení času neměla za následek nejistotu v určení obsahu.
-
Inventarizaci zajišťují ústřední inventarizační komise a dílčí inventarizační komise. Inventarizační komisi tvoří předseda a členové. Složení komisí jmenuje děkan fakulty na základě návrhů vedoucích základních součástí a vedoucích oddělení děkanátu. Členové komisí a ostatní zaměstnanci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, musí být proškoleni. Proškolení musí být písemně potvrzeno.
-
Ústřední inventarizační komise zabezpečuje provedení inventarizace majetku a závazků fakulty. Provádí instruktáž předsedů dílčích inventarizačních komisí, řídí, koordinuje a kontroluje práci dílčích inventarizačních komisí, vyhodnocuje průběh a výsledky inventarizace na podkladě předložených zápisů dílčích inventarizačních komisí, předkládá děkanovi souhrnnou zprávu o provedení inventarizace, návrh na vypořádání zjištěných inventarizačních rozdílů a návrh na odstranění zjištěných nedostatků, zajišťuje a kontroluje plnění uložených opatření a zajišťuje bezpečné uložení všech písemností týkajících se provedené inventarizace. Za činnost ústřední inventarizační komise odpovídá její předseda.
-
Dílčí inventarizační komise jsou jmenovány pro vymezené okruhy majetku a závazků. Jsou jmenovány na úrovni jednotlivých organizačních jednotek (základní součástí a oddělení děkanátu). Provádějí fyzické a dokladové inventury majetku a závazků, posuzují správnost ocenění majetku a závazků, zjišťují úplnost majetku, účelnost jeho rozmístění a využití, zajišťují řádné vyhotovení inventurních soupisů a zápisů o výsledcích inventarizace, vyhodnocují výsledky provedené inventarizace, předkládají ústřední inventarizační komisi inventurní soupisy a zápisy o výsledcích inventarizace včetně návrhů na vypořádání inventarizačních rozdílů. Za činnost dílčích inventarizačních komisí odpovídají jejich předsedové.
-
Předsedové dílčích inventarizačních komisí odpovídají za proškolení členů svých komisí, za řádné a úplné provedení inventarizace vymezeného okruhu majetku a závazků, správnost a pravdivost provedení soupisů majetku a závazků, dodržení stanovených termínů inventur, zpracování zápisů o výsledcích inventarizace a za dodržení termínů stanovených pro předložení výsledků inventarizace předsedovi ústřední inventarizační komise.
-
Předsedové dílčích inventarizačních komisí jsou zároveň ve smyslu § 30 zákona o účetnictví osobami odpovědnými za provedení inventarizace. Jejich podpisy jsou nutnou podmínkou průkaznosti inventurních soupisů. Předsedou dílčí inventarizační komise nesmí být pracovník, který je odpovědný za inventarizovaný majetek a závazky.
-
Členové dílčích inventarizačních komisí jsou ve smyslu § 30 zákona o účetnictví osobami odpovědnými za zjištěné skutečnosti. Svoji odpovědnost prokazují podpisovými záznamy na inventurních soupisech. Jejich podpisy jsou nutnou podmínkou průkaznosti inventurních soupisů.
Provedení inventarizace
-
Inventarizace zahrnuje tyto dílčí úkoly:
-
Příprava inventarizace
-
Stanovení plánu inventarizace na příslušné účetní období
-
Písemné jmenování inventarizačních komisí
-
Instruktáže členů inventarizačních komisí a dalších zaměstnanců,kteří se budou přímo podílet na provádění inventur
-
-
Provedení inventarizace
-
Zjištění skutečného stavu fyzickými a dokladovými inventurami
-
Vyhotovení inventurních soupisů
-
Porovnání skutečně zjištěných stavů se stavy v účetnictví
-
Zjištění příčin inventarizačních rozdílů a návrh na jejich vypořádání
-
Zhodnocení stavu majetku ve vztahu k jeho ocenění
-
Sepsání inventarizačních zápisů
-
Rozhodnutí o vypořádání zjištěných inventarizačních rozdílů
-
Vypořádání inventarizačních rozdílů.
-
-
-
Před zahájením inventur provede ústřední inventarizační komise instruktáž (proškolení) předsedů dílčích inventarizačních komisí.
-
Obsahem instruktáže jsou zejména obecné zásady provádění inventarizací, vymezení odpovědnosti za provedené inventarizace, činnost inventarizačních komisí a vysvětlivky k provádění inventur. O provedené instruktáži bude proveden zápis, který bude obsahovat datum proškolení, jmenovitý seznam zúčastněných osob a jejich podpisy.
-
Předsedové dílčích inventarizačních komisí seznámí členy svých komisí s obecnými zásadami provádění inventarizace, s jejich odpovědností za provedení inventarizace a s konkrétními postupy pro provedení inventur vymezeného majetku či závazků.
-
Při zahájení fyzické inventury předloží hmotně odpovědní pracovníci předsedovi příslušné komise prohlášení o tom, že odevzdali veškeré doklady týkající se stavu a pohybu inventarizovaného majetku, že nezatajili žádný majetek a že inventura byla provedena za jejich přítomnosti.
-
Členové dílčích inventarizačních komisí zjistí skutečný stav majetku a závazků a zaznamenají tyto stavy v inventurních soupisech. Inventury musí být skutečně provedeny. Je nepřípustné pouhé opisování evidenčních stavů a jejich následné vydávání za skutečný stav.
-
Porovnáním skutečně zjištěných stavů uvedených v inventurních soupisech se stavy uvedenými v účetnictví vyčíslí členové inventarizačních komisí inventarizační rozdíly. Pokud budou zjištěny inventarizační rozdíly, požádají členové inventarizační komise odpovědné pracovníky o jejich vyjádření k příčinám vzniku těchto rozdílů.
-
Při zjišťování skutečného stavu inventarizační komise ověří i správnost ocenění majetku (zda nejsou dány důvody pro účtování podle § 25 odst. 2 zákona o účetnictví) a závazků, zjišťují úplnost, účelnost rozmístění a využití majetku, kontrolují řádné označení inventárními čísly. U poškozeného nebo znehodnoceného majetku zároveň navrhnou, jak s ním má být naloženo.
-
Dílčí inventarizační komise dále vyhotoví zápis (vzor je uveden v příloze tohoto opatření), ve kterém vyhodnotí výsledky provedené inventarizace, navrhnou způsob vypořádání zjištěných inventarizačních rozdílů, navrhnou opatření k odstranění zjištěných nedostatků a ve stanovených termínech předloží zápis, doplňující inventurní písemnosti (prohlášení odpovědných pracovníků) a vyhotovené zápisy a inventurní soupisy majetku a závazků předloží ústřední inventarizační komisi.
-
Ústřední inventarizační komise zkontroluje formální náležitosti inventurních soupisů a inventurních zápisů, zkontroluje úplnost podkladů, zkontroluje úplnost provedené inventarizace majetku a závazků a vypracuje souhrnnou zprávu, ve které vyhodnotí průběh a výsledky inventarizace a předloží ji děkanovi. Zároveň předloží ke schválení návrh na vypořádání zjištěných inventarizačních rozdílů a návrh na odstranění zjištěných nedostatků.
Závěrečná ustanovení
Tímto opatřením se neruší ani nemění žádný vnitřní předpis.
Opatření nabývá účinnosti 1. 9. 2010.
V Praze dne 31. července 2010
doc. PhDr. Michal Stehlík, Ph.D.
děkan
