Opatření děkana č. 15/2010 – Termíny pro předkládání dokladů a zúčtování záloh v závěru roku 2010

V době od 4. října do 8. října 2010 bude zastaven příjem veškerých požadavků na čerpání finančních prostředků, a to bez výjimky (tyto požadavky nebude přijímat ani podatelna FF). V tomto termínu zajistí ekonomické oddělení zpracování všech do té doby předložených a schválených podkladů, a to jak formou pokladního vyúčtování, tak formou bankovních převodů. Nezbytnou podmínkou pro kompletní zaúčtování je také to, že si všichni nejpozději do 4. října 2010 vypořádají všechny doplatky nebo vratky na základě schválených pokladních vyúčtování v pokladně fakulty. Následně budou zpracovány přehledy o stavu čerpání všech zúčtovacích středisek, které budou příslušným zodpovědným pracovníkům k dispozici od 11. října 2010. Pracovníci odpovědní za čerpání jednotlivých středisek jsou povinni věnovat těmto podkladům náležitou pozornost a předložené údaje důkladně zkontrolovat se svou vlastní evidencí. S případnými nejasnostmi či žádostmi o opravu zaúčtování je nutné se obrace na rozpočtáře (v závislosti na typu zúčtovacího střediska).

Příjem požadavků na zálohové platby bankovním převodem přijímají pan Bc. J. Pelc (tuzemské platby) a pan J. Schumpeter (zahraniční platby) nejpozději do 12. listopadu 2010.

Doklady o pořízení majetku, který podléhá evidenci včetně knih a elektronických informačních zdrojů (dále EIZ), je nutné předložit pracovišti, které zajišťuje tuto evidenci (KMC, LVT a správa majetku) nejpozději do 12. listopadu 2010. Po tomto termínu lze převzít k evidenci pouze po předchozí dohodě s odpovědnými pracovníky na uvedených pracovištích. O evidenci knih je nutné komunikovat s odpovědným katalogizátorem (viz aktualizovaný seznamhttp://www.ff.cuni.cz/ff-7475/), o evidenci EIZ se správcem EIZ (viz http://www.ff.cuni.cz/ff-7675/).

Konečný termín pro příjem všech dokladů i vyúčtování zálohových plateb převodem i v hotovosti je stanoven na 5. prosince 2010. Stejný termín platí i pro předložení požadavků na eventuální převod finančních prostředků do fondu účelově určených prostředků spolu se zdůvodněním a návrhem na způsob a termín vyčerpání v následujícím roce. Veškeré doklady, které budou předkládány po tomto termínu musí být schváleny a podepsány děkanem fakulty (viz článek 7).

Stálé provozní zálohy a mimořádné zálohy je třeba vyúčtovat a vrátit do pokladny do 10. prosince 2010.

Zálohy na rok 2011 budou vypláceny v lednu 2011.

Vyúčtování služebních cest uskutečněných v prosinci 2010 (viz článek 6) musí být předloženo do 5 pracovních dnů po ukončení služební cesty.

Znovu upozorňujeme na skutečnost, že doklady, na jejichž základě jsou čerpány dotační prostředky určené na rok 2010, musí být nejen vystaveny v roce 2010, ale také do konce roku 2010 uhrazeny.

Připomínáme všem řešitelům, kteří mají ve svém grantovém projektu spoluřešitele, že je nezbytné doložit potvrzením ekonomického útvaru příslušného spolupříjemce, jak byly přidělené prostředky vyčerpány, a to v termínu dle smlouvy (zpravidla do 15. prosince).

Termín pro předkládání návrhů pro výplatu odměn z dohod a odměn interním zaměstnancům za vykonanou práci v roce 2010 ze všech zdrojů (i „balíčky“) je do  26. listopadu 2010. Za práci vykonanou v prosinci 2010 je nutné odevzdat návrhy nejpozději  17. prosince 2010.

Žádosti o pracovní cestu v měsíci prosinci je nutné předložit děkanovi fakulty s odůvodněním ke schválení do  24. září 2010.

Na požadavky na čerpání finančních prostředků podané po stanoveném termínu nebude brán zřetel. Výjimky povoluje děkan fakulty.

Termíny pro provedení inventarizace majetku a závazků k okamžiku sestavení účetní závěrky a harmonogram roční účetní závěrky budou předmětem samostatného opatření.